Administrative Coordinator Professional

Die Stelle

Werden Sie Teil unseres Teams der Qualitätskontrolle am Standort Ochsenhausen und leisten Sie einen wertvollen Beitrag zu unserer täglichen Arbeit. In dieser verantwortungsvollen Rolle unterstützen Sie die Gruppe sowie die Führungskraft proaktiv, stellen reibungslose Abläufe sicher und behalten auch in einem dynamischen und anspruchsvollen Umfeld stets den Überblick. Mit Ihrem organisatorischen Geschick und Ihrem strukturierten Vorgehen tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass unser Team effizient arbeitet und sich kontinuierlich weiterentwickeln kann.

Aufgaben und Zuständigkeiten

• In Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben für die Qualitätskontrolle innerhalb der Abteilung Virus Therapeutics Center (VTC) und stellen einen reibungslosen Ablauf der täglichen Prozesse sicher.
• Sie verantworten das elektronische und physische Inbox-Management, inklusive der selbstständigen Sichtung, Priorisierung und Beantwortung eingehender Anfragen.
• Darüber hinaus wirken Sie aktiv an der Erarbeitung, Umsetzung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse mit, u. a. in den Bereichen Dokumentenmanagement, Personaladministration und Vertragskoordination, und übernehmen die Funktion der/des Zeitbeauftragten.
• Sie unterstützen bei der Planung, Überwachung und dem Controlling verschiedener Budgets (z. B. Personal- und Reisebudgets).
• Des Weiteren koordinieren Sie gruppeninterne sowie abteilungsübergreifende Aufgaben und arbeiten dabei eng mit dem VTC-Assistenzteam zusammen, insbesondere im Termin‑, Reise‑ und Beschaffungsmanagement.
• Mit Ihrer digitalen Kompetenz fördern Sie effiziente und moderne Arbeitsweisen innerhalb der Gruppe, stellen einen zielgerichteten Informations- und Kommunikationsfluss sicher und gestalten aktiv Inhalte für die interne Kommunikation (z. B. Teams‑Kanäle oder SharePoint‑Seiten).

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Weiterbildung (z. B. Management Assistant, Fachwirt/in)
• Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Routine im Umgang mit vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Fähigkeit zur Priorisierung paralleler Aufgaben sowie ausgeprägtes systemisches Denken
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Belastbarkeit, Organisationstalent und Kommunikationsstärke, auch in stressigen oder herausfordernden Situationen
• Ausgeprägte Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind herzlich willkommen, bei gleicher Eignung werden diese bevorzugt berücksichtigt.

Sie wollen mit uns in Kontakt treten?

Sie haben noch Fragen zur Stellenausschreibung oder zum weiteren Vorgehen? Bitte wenden Sie sich an unser HR Direct Team, Tel.: +49 (0) 6132 77-3330 oder per Mail: hr.de@boehringer-ingelheim.com

Der Rekrutierungsprozess:
1. Schritt: Onlinebewerbung - Ausgeschrieben voraussichtlich bis 28.05.2026. Wir behalten uns vor, die Ausschreibung vor dem genannten Datum offline zu nehmen. Bewerbungen bis zum 22.05.2026 sind garantiert möglich.
2. Schritt: Virtuelles Kennenlernen Anfang Juni
3. Schritt: Interviews vor Ort von Mitte/Ende Juni

Bitte legen Sie Ihrer Bewerbung folgende Dokumente bei: Anschreiben, Zeugnisse.