(Senior) Patent Administration Specialist (m/w/d)
Die Stelle
Gestalten Sie mit uns die Zukunft des geistigen Eigentums!
Strukturierte Abläufe und internationale Zusammenarbeit sind genau Ihr Ding? Dann sind Sie bei uns richtig! Als (Senior) Patent Administration Specialist (m/w/d) tragen Sie dazu bei, unser weltweites Patentportfolio zu sichern und Innovationen zu schützen. Ihre Arbeit verbindet Präzision, Organisation und Kommunikation – und macht Sie zu einem wichtigen Teil unseres Teams.
Die Position kann entweder als Patent Administration Specialist oder als Senior Patent Administration Specialist besetzt werden.
Diese Position kann in hybrider Arbeitsweise ausgeführt werden mit ungefähr 2 Tagen pro Woche vor Ort.
Aufgaben und Zuständigkeiten
- In Ihrer neuen Rolle beschaffen Sie in Anwendung gesetzlicher Vorschriften termingerecht Erfinder-Dokumente, holen die nötigen Unterschriften ein und wickeln erforderliche Anschlusszertifizierungen in Zusammenarbeit mit Notaren, Konsulaten ab.
- Sie führen selbständig Korrespondenz mit ausländischen Patentanwälten, z. B. zur Anweisung zur Zahlung der global anfallenden Patenkosten bzw. bei Beanstandung eingehender Rechnungen.
- Zusätzlich bearbeiten Sie eingehende Rechnungen externer Anwälte: Überprüfung, Eintragung in die Patentdatenbank und Sicherstellung der Zahlung.
- Sie wirken mit bei strategischen Portfolio-Entscheidungen unter Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben.
- Erstellen Sie die für Patentanmeldungen im In- und Ausland erforderlichen Formaldokumente (Vollmachten, Erfindererklärungen), je nach Erfordernis notariell beglaubigt und legalisiert.
- Sie sichten, bearbeiten und erfassen ein- und ausgehende Korrespondenzen in der Patentdatenbank, inklusive Ermittlung gesetzlicher Fristen gemäß länderspezifischen Patentgesetzen.
- Weiterhin unterstützen Sie bei der Erstellung von Dokumenten zur Übertragung der weltweiten Rechte an Erfindungen und Schutzrechten (ca. 100 Länder) mit Beteiligung von Boehringer Ingelheim.
- Mit Ihrer Erfahrung im Patentrecht erstellen Sie qualifizierte Analysen bei Änderung von Parametern in Schnittstellen (z.B. patentrechtlicher Gesetzesgrundlagen) und erarbeiten Prozessanpassungen.
Zusätzliche Aufgaben für die Senior Patent Administration Specialist Rolle:
- Sie verantworten die Pflege der Patentdatenbank inklusive fristgerechter Überwachung komplexer, länderspezifischer Fristen (u. a. USA, Japan, Kanada) und stellen durch Vieraugenprinzip, Qualitätssicherung und Abstimmung mit IT‑Partnern höchste Datenintegrität sicher.
- Über das operative Tagesgeschäft hinaus übernehmen Sie die fachliche Steuerung der Rechnungsprüfung und Zahlungsprozesse, wirken an Kostenschätzungen und Auswertungen mit und leiten aus Analysen gezielte Prozess‑ und Qualitätsverbesserungen ab.
- In enger Zusammenarbeit mit internen Patentanwältinnen, internationalen Kanzleien, IT‑Partnern und Erfinderinnen übernehmen Sie eine koordinierende Rolle, unterstützen bei komplexen Themen wie dem Arbeitnehmererfindungsrecht und tragen als Senior aktiv Mitverantwortung in IT‑ und Optimierungsprojekten der Patentadministration.
Anforderungen
- Fundierte kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in patentrechtlichen, administrativen Abläufen; alternativ abgeschlossene Ausbildung zum*r Patentanwaltsfachangestellten
- Kenntnisse im nationalen und internationalen Patentrecht, insbesondere über Formalanforderungen für Patentanmeldungen (national/international) und/oder über Arbeitnehmererfinderrecht
- Fähigkeit zur Selbstorganisation und eigenverantwortlichem Arbeiten sowie rasche Auffassungsgabe und hohe Einsatzbereitschaft
- Ausgeprägte Kommunikationsstärken und Teamfähigkeit mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift
Zusätzliche Anforderungen für die Senior Patent Administration Specialist Rolle:
- Langjährige Berufserfahrung im administrativen Patentrecht
- Bereitschaft zur Weiterbildung, um den eigenen Kenntnisstand stets up-to-date zu halten, zu erweitern und Wissen weitergeben zu können
- Tiefgehende Fähigkeit zum analytischen und vernetzten Denken
Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind herzlich willkommen, bei gleicher Eignung werden diese bevorzugt berücksichtigt.
Sie wollen mit uns in Kontakt treten?
Sie haben noch Fragen zur Stellenausschreibung oder zum weiteren Vorgehen? Bitte wenden Sie sich an unser HR Direct Team, Tel.: +49 (0) 6132 77-3330 oder per Mail: hr.de@boehringer-ingelheim.com
Der Rekrutierungsprozess:
1. Schritt: Onlinebewerbung - Ausgeschrieben voraussichtlich bis 24.06.2026. Wir behalten uns vor, die Ausschreibung vor dem genannten Datum offline zu nehmen. Bewerbungen bis zum 10.06.2026 sind garantiert möglich.
2. Schritt: Virtuelles Kennenlernen Mitte Juni
3. Schritt: Interviews vor Ort von Ende Juni/Anfang Juli