Administrative Coordinator Professional 80%

Die Stelle

Sie behalten auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick und schätzen strukturierte Arbeit im Team? In der Position Administrative Coordinator Professional übernehmen Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben innerhalb der Medicinal Chemistry und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag bei. Dabei arbeiten Sie eng mit einem gut eingespielten Team aus Assistenz‑Kolleginnen zusammen und leisten einen wichtigen Beitrag zum gemeinsamen Erfolg.
Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – werden Sie Teil unseres Teams!
Diese Position kann in hybrider Arbeitsweise ausgeführt werden mit mindestens 3 Tagen pro Woche vor Ort.
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Diese Stelle ist mit 80% teilzeitfähig.

Aufgaben und Zuständigkeiten

• In Ihrer neuen Rolle unterstützen Sie die Technologie-Gruppen innerhalb der Medicinal Chemistry umfassend bei administrativen Tätigkeiten, einschließlich eines reibungslosen und effizienten Travelmanagements.
• Darüber hinaus fungieren Sie als zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Anfragen aus der Abteilung sowie aus angrenzenden Schnittstellen und ermitteln bei fachlichen Fragestellungen die passenden Ansprechpartner.
• Weiterhin übernehmen Sie das Beschaffungsmanagement, einschließlich der Leistungsüberprüfung sowie der sachlichen Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
• Zudem koordinieren und organisieren Sie das Meetingmanagement mit internen und externen Gästen und sorgen für eine professionelle Vor- und Nachbereitung.
• Ergänzend hierzu unterstützen Sie Koordination von Kongressanmeldungen innerhalb der globalen Medicinal Chemistry und stellen einen strukturierten Ablauf sicher.
• Abschließend tragen Sie durch Ihre serviceorientierte Arbeitsweise aktiv dazu bei, administrative Prozesse zu optimieren und den reibungslosen Arbeitsalltag zu gewährleisten.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung und idealerweise Weiterbildung zum/zur Management Assistent oder vgl. Weiterbildung (z.B. Fachwirt) mit erster Berufserfahrung
• Fundierte Kenntnisse in den gängigen MS‑Office‑Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie MS Teams und SharePoint
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der internen Boehringer‑Systeme, insbesondere WeBuy, CONCUR, SAP, MyServices, CorA, EFECT und LOS
• Eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres Priorisieren von Aufgaben und Themen
• Sehr gute Teamfähigkeit, hohe Sozialkompetenz und ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind herzlich willkommen, bei gleicher Eignung werden diese bevorzugt berücksichtigt.

Sie wollen mit uns in Kontakt treten?

Sie haben noch Fragen zur Stellenausschreibung oder zum weiteren Vorgehen? Bitte wenden Sie sich an unser HR Direct Team, Tel.: +49 (0) 6132 77-3330 oder per Mail: hr.de@boehringer-ingelheim.com

Der Rekrutierungsprozess:
1. Schritt: Onlinebewerbung - Ausgeschrieben voraussichtlich bis 10.06.2026.
2. Schritt: Virtuelles Kennenlernen Mitte Juni
3. Schritt: Interviews vor Ort von Anfang Juli
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in englischer Sprache ein.