Administrative Coordinator Professional (m/w/d)

Die Stelle

Werden Sie Teil unseres dynamischen und zukunftsorientierten Teams, gestalten Sie aktiv die zukünftige Entwicklung unseres Unternehmens mit und treiben Sie innovative Prozesse voran. Mit Ihrem Engagement und Ihrem Fachwissen tragen Sie dazu bei, Strukturen zu optimieren und nachhaltige Lösungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu schaffen. Werden Sie zu einem unverzichtbaren Partner in einem globalen Unternehmen, das auf Ihre Ideen und Ihre Kreativität setzt!
 Aufgaben und Zuständigkeiten

• In Ihrer neuen Rolle sind Sie für die Termin- und Besprechungsplanung, das Führen von Protokollen, die Nachverfolgung von Aufgaben und die Leitung regelmäßiger Arbeitsbesprechungen verantwortlich.
• Darüber hinaus organisieren und verwalten Sie Geschäftsreisen, einschließlich Buchung, Abrechnung und Budgetüberwachung, und unterstützen bei der Budgetplanung und -kontrolle.
• Außerdem sind Sie für das Beschaffungsmanagement zuständig, bestellen Materialien und Dienstleistungen, versenden Dokumente gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und koordinieren das Vertragsmanagement. 
• Darüber hinaus sorgen Sie für einen zielgerichteten Kommunikationsfluss, erstellen Rundschreiben und übernehmen weitere administrative Aufgaben.
• Weiterhin spielen Sie eine Schlüsselrolle beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern und sorgen dafür, dass alle Prozesse effizient und strukturiert ablaufen.
• Nicht zuletzt beteiligen Sie sich aktiv am Prozessmanagement, optimieren Arbeitsabläufe, übernehmen Sonderaufgaben und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung bestehender Prozesse bei.
   
  
  

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung und idealerweise Weiterbildung zum/zur Management Assistent oder vgl. Weiterbildung (z.B. Fachwirt) 
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz und Kenntnisse im Projektmanagement 
• Fundierte Kenntnisse der MS Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, MS Teams und SharePoint.
• Selbstständiges, lösungsorientiertes Arbeiten, Priorisierung vielfältiger Aufgaben und systemisches Denken
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung, Flexibilität, Belastbarkeit, Diskretion und sicheres Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

 
Sie wollen mit uns in Kontakt treten?

Sie haben noch Fragen zur Stellenausschreibung oder zum weiteren Vorgehen? Bitte wenden Sie sich an unser HR Direct Team, Tel.: +49 (0) 6132 77-3330 oder per Mail: hr.de@boehringer-ingelheim.com
 
Der Rekrutierungsprozess:
1. Schritt: Onlinebewerbung - Bewerbungsfrist ist der 19.12.2025. 
2. Schritt: Virtuelles Kennenlernen Anfang Januar 2026
3. Schritt: Interviews vor Ort ab Ende Januar 2026

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