Administrative Coordinator (m/w/d)

Die Stelle
Werden Sie Teil eines dynamischen Teams, das Innovation und Zusammenarbeit großschreibt, und gestalten Sie ein inspirierendes Arbeitsumfeld aktiv mit. Tauchen Sie ein in eine Schlüsselrolle, in der Sie mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer Leidenschaft für reibungslose Abläufe den Unterschied machen. Freuen Sie sich auf eine Position, die Vielfalt, Verantwortung und die Möglichkeit bietet, in einem internationalen Umfeld zu wachsen und zu glänzen. 
 

Aufgaben und Zuständigkeiten

• In Ihrer neuen Rolle übernehmen Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben innerhalb der Abteilung N&MH und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Darüber hinaus übernehmen Sie das Termin- bzw. Meetingmanagement mit externen Gästen sowie für interne Veranstaltungen. 
• Sie koordinieren die Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Kongressen und weiteren externen Events.
• Außerdem unterstützen Sie bei Bestellungen in Zusammenarbeit mit den Wissenschaftlern und Sourcing.
• Die Organisation von Versänden und Abholungen von Materialien unter Berücksichtigung der geltenden Zollvorschriften fällt ebenfalls in Ihren Aufgabenbereich.
• Zudem unterstützen Sie bei der Erstellung von Verträgen, wie z.B. Consultancy und (HCPs/HCOs) Speaker Agreements und kümmern sich um die Bearbeitung sowie das Einreichen aller zulassungsrelevanten Berichte (Non-Clinical Reports) für N&MH.

 
 Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann*frau für Büromanagement mit erster Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit dem Microsoft Office-Paket, WeBuy und Concur; Kenntnisse in OMP, XCevas und BITR/ITrust sind von Vorteil
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick sowie ein sicheres und souveränes Auftreten
• Teamplayer mit hohem Maß an Eigeninitiative und einer proaktiven Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit, hohe Flexibilität und Diskretion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

 
 
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Sie haben noch Fragen zur Stellenausschreibung oder zum weiteren Vorgehen? Bitte wenden Sie sich an unser HR Direct Team, Tel.: +49 (0) 6132 77-3330 oder per Mail: hr.de@boehringer-ingelheim.com
 
Der Rekrutierungsprozess:
1. Schritt: Onlinebewerbung - Ausgeschrieben voraussichtlich bis 10.10.2025. 
2. Schritt: Virtuelles Kennenlernen Mitte bis Ende Oktober
3. Schritt: Interviews vor Ort ab Mitte November

 
Entdecken Sie unseren Standort Biberach: xplorebiberach.com