AH Profesional de Servicios
La Posición
Dar soporte administrativo a todos los Segmentos de negocio de México y CAMCAR, así como a Commercial Excellence, Asuntos Regulatorios y PMO&PE, en tareas como: contratación de servicios, compras o solicitud de pagos; la gestión de material promocional (tercerizado y Oficina AH); gestión administrativa de contratos; gestión de traducciones regulatorias; soporte a direcciones asociadas de segmento con cuentas de gastos.
Tareas y Responsabilidades
- Realizar la gestión de compras de bienes, hospitalidades o servicios que fueran requeridos (cotización, compra, pagos, provisiones, cierres administrativos).
- Realizar gestión de pagos únicos o recurrentes que fueran requeridos (cotización, compra, pagos, provisiones, cierres administrativos) en soporte a todo Boehringer Ingelheim Animal Healthe México y algunas interrelaciones de índole Regulatorito con Boehringer Ingelheim Promeco y Boehringer Ingelheim Vetmedica.
- Realizar gestión administrativa de nuevos contratos o renovaciones con proveedores de bienes o servicio (llenado de brief, solicitud de cotizaciones, involucramiento en selección de proveedor, solicitud de documentación y due diligence, llenado de legal intake, gestión de revisiones de contrato, asegurar firmas cuando son digitales, carga de contrato en CORA).
- Asegurar vigencias de contratos, al notificar a los dueños de contratos a tiempo para que se puedan realizar renovaciones de contratos por vencer cuando sea requerido.
- Gestión administrativa de materiales promocionales de todos los Segmentos de Negocio de México, Centro América y Caribe (entradas - nuevas o devoluciones - y salidas).
- Dar soporte a los roles que están en campo (KAM, Ventas, Técnico) o administrativos (Marketing, Trade Marketing, etc.) asegurándose que posean los materiales promocionales a tiempo acorde a las solicitudes que se reciban.
- Soporte en la creación de cuentas de gastos para directores asociados de segmento ( revisión y corrección de tickets, solicitud de facturas, resguardo de documentos, realizar informe de gastos, seguimiento a aprobaciones, validar pago).
- Gestión de traducciones de documentos Regulatorios (solicitud, cotización, aseguramiento de pago, resguardo de documentación).
- Asegurar una planeación anual de compras de materiales o servicios que son recurrentes con la finalidad de buscar eficiencias en tiempos y gastos relacionados.
Requisitos
- Profesional universitario/a con titulo profesional en Administración de Empresas, Marketing o afines.
- Al menos 3 años de experiencia en roles de administrativos, en industrias afines.
- Nivel de Ingles: Intermedio.
- Experiencia en gestión de contrataciones y cotizaciones de compras de productos o servicios.
- Conocimientos de gestión de inventarios y documentación.
- Manejo intermedio de office (Excel, Power Point, Word), plataformas de gestión de órdenes de compras (ej. BPCS, We buy) y pagos de facturas (ej. , Invoicetrack), manejo de programa de gestión de documentación contractual y firmas de documentos (ej. Docusign, CoRA, Concur).
- Conocimiento en MS Planner ( o alguna aplicación similar como Trello, Monday projects) (deseable).
- Conocimiento de Power BI (deseable)